Job Responsibilities

• Assurer la revue et/ou à l’élaboration et la soumission en temps voulu de notes conceptuelles, de propositions de projet, et d’amendements, en coordination avec les équipes programme et conformément aux priorités définies avec le HoP.
• Soutenir l’identification des opportunités de projets et effectuer le suivi et l'analyse des stratégies des bailleurs.
• Assurer le suivi du cycle des projets et initier les réunions y afférentes avec les parties prenantes
• Assurer le suivi régulier des engagements bailleurs, soumettre les demandes de paiements et mettre à jour le portail Grant
• S’assurer de l’archivage de tous les dossiers Projets
• Contribuer à l’élaboration et/ou à la révision des rapports programmatiques ou contractuels en fonction des priorités et besoins de l’équipe programme.
• Appuyer le HoP et les équipes sectorielles pour s'assurer que les éléments contractuels des projets (en particulier les taux de mise en œuvre, délais de rapportage…) sont respectés.
• Maintenir une compréhension large et approfondie des politiques, des règlements et procédures des bailleurs de fonds et établir ces connaissances parmi les programmes et les membres de l'équipe opérationnelle.
• Travailler avec les chefs de projet, les coordinateurs/spécialistes techniques et le personnel du suivi & évaluation afin d’améliorer le suivi des projets : organiser les évènements (réunions) clé du cycle de gestion de projet et contribuer à l’harmonisation et l’utilisation systématique des outils de suivi de projet.
• Appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
• Agir en tant que point focal de la communication afin de mettre en évidence les succès de DRC RCA à l’intérieur et à l’extérieur de la RCA.
• Soutenir le Directeur du pays et la responsable des programmes dans la recherche active des possibilités de financement au niveau national, en lien avec le bureau régional de DRC et le siège.
• Coordonner l'élaboration de propositions pour de nouveaux projets en travaillant avec le personnel du programme et en assurant un examen approprié au niveau de la région et du siège.
• Elaborer et faire le suivi des rétroplannings d’élaboration des propositions de projet.
• Assurer la liaison avec les bureaux de Copenhague et de Dakar afin de s'assurer que les propositions respectent les normes internes et sont conformes aux exigences des bailleurs.
• Organiser et participer à toutes les réunions internes de cadrage de la stratégie d’intervention de projet en amont de l’élaboration des nouvelles propositions.
• Contrôler la qualité de tous les rapports narratifs avant de les soumettre au bailleur.
• Veiller à ce que les rapports (narratifs, financiers et logistiques) soient soumis à temps aux bailleurs ; que les rapports narratifs soient cohérents et précis (rapports mensuels, trimestriels, intermédiaires ou finaux).
• Fournir la révision finale pour tous les rapports narratifs en anglais.
• Faire la vérification et le suivi de tous les rapports des partenaires dans les cadres de consortium pilotés par DRC.
• Examiner les accords /contrats des bailleurs et coordonner leur validation avec les autres départements de DRC.
• Veiller à ce que les subventions soient mises en œuvre conformément aux procédures de DRC et aux exigences bailleurs.
• Accompagner et former les équipes sur les exigences bailleurs.
• Maintenir et mettre à jour les protals Grant (Sur Dynamics) tous les fichiers de subvention (copies électroniques) liés aux propositions et rapports bailleurs, en lien avec le chargé de subventions du département Finances.
• Veiller, en lien avec le chargé de subventions du département Finances à ce que les procédures et processus administratifs liés aux partenariats et aux sous-accords soient systématiquement mis en œuvre tout au long du programme, y compris les évaluations préalables de conformité (vetting), les accords de subvention, les décaissements et les rapports.
• Organiser les réunions d'ouverture et de clôture des subventions, ainsi que les réunions de suivi des subventions mensuelles /trimestrielles/annuelles, qui incluent la représentation de chaque unité (finance, programmes, logistique) ainsi que les partenaires le cas échéant, et assurer un suivi approprié des problèmes soulevés et points d’actions décidés.
• En lien avec les coordinateurs/spécialistes sectoriels, le bureau régional et le siège, aider à l’harmonisation (toolbox) et l'utilisation systématique d'outils de gestion de projet tels que le rapport mensuel d’activité, le BFU (suivi budgétaire), le tableau de suivi des indicateurs de projet, les bases de données (BDD), contribuant à la mise en œuvre réussie des programmes et à l'alerte précoce en cas d'obstacles ou de défis pour prise de décision.
• En collaboration avec le chargé des subventions du département finances, appuyer les chefs de projet dans le suivi contractuel des partenaires, en conformité avec les exigences internes de DRC et les exigences bailleur.
• Appuyer dans la conduite des réunions mensuelles de Gestion des projets
• Partager avec tout le personnel de DRC toute la documentation (propositions de subvention, rapports, budget, etc.) liée à leurs programmes spécifiques.
• Agir en tant que point focal de communication Grant pour DRC RCA. En relation avec le responsable des programmes (HOP) et avec l’appui du Spécialiste Communication et Partenariat, être en mesure de fournir des articles informatifs et variés concernant la situation politique et socioéconomique actuelle dans le pays.
• Participer aux réunions des bailleurs ou à d'autres réunions pertinentes sur demande du HOP.
• Sous la coordination du Spécialiste Communication et Partenariat, rédiger et/ou réviser les produits de communication sur la base des informations fournies par les équipes, conformément aux priorités définies avec le SMT et aux directives de communication de DRC et des bailleurs.