চিঠিতে বলা হয়, শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের মূল সনদপত্র গ্রহণ করার জন্য কতজন ছাত্র/ছাত্রী উত্তীর্ণ হয়েছে তার বিবরণ নিজে অথবা দায়িত্বশীল প্রতিনিধিকে প্রাধিকার পত্র দিয়ে তিনটি নমুনা স্বাক্ষর সত্যায়িতসহ সনদপত্র গ্রহণ করতে হবে।

প্রধান শিক্ষক/ভারপ্রাপ্ত প্রধান শিক্ষক নিজে অথবা তার পাঠানো প্রতিনিধি উভয়ের ক্ষেত্রেই গভর্নিং বডি/ম্যানেজিং/এডহক কমিটির সিদ্ধান্তের কপিসহ (সরকারি স্কুল ব্যতীত) মূল সনদপত্র গ্রহণের জন্য আবেদনের উপর গভর্নিং বডি /ম্যানেজিং/এডহক কমিটির সভাপতি অথবা সংশ্লিষ্ট উপজেলা নির্বাহী অফিসারের প্রতিস্বাক্ষর অবশ্যই আনতে হবে। অন্যথায় মূল সনদপত্র প্রদান করা সম্ভব হবে না।